¿Qué es cada uno?
En una frase:
- Automatización por reglas: conecta programas con reglas del tipo «cuando pase esto, haz aquello». Es lo que hacen herramientas como Zapier o Make, o una integración hecha a medida.
- RPA, automatización robótica de procesos: un programa que repite en la pantalla los clics y lo que escribiría una persona, para programas que no tienen otra forma de conectarse.
- Agente de IA: un sistema que lee lo que llega, entiende qué es, prepara el siguiente paso y pregunta lo que no está claro.
| Opción | Cuándo sirve | Lo que hay que vigilar |
|---|---|---|
| Automatización por reglas | La tarea es siempre igual y los programas se pueden conectar | Poco: es la más sencilla de mantener |
| RPA | Un programa no tiene otra forma de conectarse y la tarea en pantalla es siempre la misma | Si cambia la pantalla, el robot se pierde |
| Agente de IA | Cada caso hay que leerlo y entenderlo | Que lo dudoso lo decida una persona |
¿Cuándo basta una automatización por reglas?
Cuando la tarea es siempre igual y los programas se pueden conectar: copiar datos de uno a otro, avisar a quien toca o preparar el informe de cada semana. Es la más sencilla de mantener, y por eso se mira primero.
¿Cuándo tiene sentido un RPA?
Cuando un programa no tiene otra forma de conectarse y la tarea en pantalla es siempre la misma. Su punto débil está ahí mismo: si cambia la pantalla, el robot se pierde, así que pide vigilancia.
¿Cuándo hace falta un agente de IA?
Cuando cada caso hay que leerlo y entenderlo: correos escritos a mano, consultas por WhatsApp, solicitudes que nunca llegan igual. Una regla no puede con eso, y un RPA tampoco. Un agente sí, con una condición: que lo dudoso lo decida una persona.
Qué es un agente de IA, y qué no es¿Y si no hace falta ninguno?
Puede pasar. Si nadie sabe quién aprueba qué, o un dato vive en tres sitios, ninguna herramienta lo arregla: primero se ordena. Muchas mejoras son de organización, no de software.
Antes de la IA: el mapa de tu proceso¿Se pueden combinar?
Sí, y suele hacerse: un agente lee el correo y lo ordena, y una regla fija avisa a quien toca o lo pasa a otro programa. Cada pieza hace lo que mejor se le da.
¿Cómo se decide en tu caso?
En el diagnóstico de NBI, con una matriz de impacto, esfuerzo y riesgo, y con el motivo escrito de cada elección: ordenar primero, una regla o un agente.
Consultoría y diagnóstico de procesos
