Los albaranes que llegan por correo, sin teclearlos.

¿Qué es automatizar los albaranes?

Es que un albarán que llega por correo, en un PDF, un Excel o unas líneas de texto, llegue al programa sin que nadie lo teclee: Zuzen lee qué se entregó, cuánto y a quién, deja cada dato en su campo y deja a una persona solo lo dudoso.

Registro de albaranes a mano y con Zuzen, frente a frente

¿Qué lee y qué deja?

Lee el correo y sus adjuntos y deja cada dato en su campo, en el Excel o CSV que tu programa ya importa. Hoy no lee papel ni fotos, y un formato que no se haya visto hay que probarlo antes con tus correos reales.

• Entra: el albarán en el texto del correo, en un PDF o en una hoja de cálculo con el formato de cada proveedor.
• Sale: proveedor, número de albarán, referencia, cantidad y fecha, y los campos que se acuerden con tu caso, cada uno con su nota de confianza.
• Queda: un fichero listo para importar y el registro de qué se leyó y quién lo aprobó. Zuzen no entra en tu programa.

¿Qué pasa cuando un dato no está claro?

Un albarán con dos cantidades y sin decir cuál se entregó. Uno que dice «3 palés» y no cuántas unidades son. Uno firmado solo con un nombre. Zuzen no rellena esos huecos: marca el dato para revisar, dice por qué, y una persona lo corrige desde la pantalla de revisión, sin abrir el correo ni buscar el adjunto. Lo seguro ya está en el fichero y queda escrito quién decidió lo dudoso.

• Falta un campo obligatorio: la cantidad, la referencia o el proveedor.
• El dato está, pero no está claro: dos cantidades, una unidad que no es la tuya, una firma sin empresa.
• Llega un formato que Zuzen no ha visto: se queda para la persona y se prueba antes de abrirlo.

¿Funciona con albaranes?

Sí. El recorrido es el mismo que con los pedidos y lo que cambia son los datos: proveedor, número de albarán, referencia, cantidad y fecha. Cada formato de proveedor se define con tus ejemplos y se prueba en modo observador con tus correos reales antes de abrir nada, y así se ve cuántos salen solos y cuántos necesitan a una persona. Eso depende de tus albaranes y no se promete.

¿Cómo se prueba sin riesgo?

Zuzen arranca en modo observador: procesa lo que llega y te enseña lo que habría hecho, pero no envía nada a tu programa hasta que tú lo abres. Durante el piloto reenvías los albaranes a un buzón de NBI y no se piden las claves de tu correo. Antes de abrir nada se mira, con tus correos reales, cuánto sale solo y cuánto necesita a una persona. Tu buzón sigue siendo tu buzón.

¿Qué conviene tener para empezar?

No hace falta tenerlo todo: en la llamada se ve qué falta y nada de esto bloquea hablar. Lo que más ayuda es esto.

• Un buzón donde lleguen los albaranes. En el piloto los reenvías a un buzón de NBI y no se piden las claves de tu correo.
• Dos o tres albaranes reales de cada proveedor o formato que te llega: PDF, Excel o texto. Sirven para ver qué lee bien Zuzen y qué hay que probar antes.
• Una persona con tiempo para decidir lo dudoso. Es quien corrige lo que Zuzen marca para revisar, sin abrir el correo.
• Un ejemplo de lo que tu programa ya importa: el Excel o CSV con sus columnas. Cada programa necesita su ajuste y se ve con ese fichero delante.
• Qué tendría que pasar para seguir: un criterio escrito antes de empezar y una fecha para seguir, ajustar o cerrar.