Cómo medir si una automatización funciona.

¿Cómo se sabe si una automatización funciona?

Comparando dos medidas tomadas igual. Antes de cambiar nada, se mide la tarea como se hace hoy; cuando la automatización ya va sola, se vuelve a medir con los mismos indicadores y durante un periodo parecido. Si baja lo que tenía que bajar y no empeora nada importante, funciona. Sin la medida de antes, cualquier cifra de después es una impresión.

¿Qué se mide?

Casi siempre basta con uno o dos de estos tres indicadores. Son los que NBI usa para medir cada mejora, y conviene elegirlos antes de empezar, no después, para que nadie elija el que mejor queda.

Qué cuenta cada indicador y cómo se mide

¿Cómo se toma la medida de antes?

Con lo que la tarea ya deja escrito, si lo deja: los correos, el registro del programa o la hoja donde se apunta. Si no deja nada, basta con que quien la hace apunte durante una semana normal cuánto le lleva cada caso; ni la semana de cierre ni la de vacaciones, que no se parecen al resto del año. Multiplicando esas horas por lo que cuesta la hora de quien la hace, sale lo que la tarea cuesta hoy.

¿Cuándo se mide después?

Cuando la automatización ya va sola y ha pasado el ajuste del principio, que es cuando aparecen los casos que nadie había previsto. Se mide con los mismos indicadores, durante un periodo parecido y contando lo mismo de la misma forma. Comparar un mes de mucho trabajo con una semana tranquila no dice nada.

¿Qué es un criterio de éxito y quién lo pone?

Es la frase que dice, antes de empezar, qué tiene que pasar para dar la mejora por buena: que la tarea deje de pasar por la dirección, por ejemplo, o que los errores bajen a la mitad. Lo acuerdan la empresa y quien construye, y queda escrito. En las propuestas de NBI va junto al alcance de la fase, quién responde de cada parte y el precio.

¿Cómo se calcula el retorno (ROI) de una automatización?

Con tres números. A una pyme le sirve más saber en cuántos meses se paga que un porcentaje, y para eso basta con:

1. Lo que cuesta hoy la tarea: las horas al mes por lo que cuesta la hora de quien la hace.
2. Lo que cuesta el cambio: lo que se paga al principio y lo que se paga cada mes.
3. Lo que se recupera cada mes: las horas que la tarea deja de llevarse, y los errores y las esperas que se evitan, si se pueden contar.

¿Cuándo compensa automatizar?

Cuando lo que recupera cada mes es más de lo que cuesta cada mes. Lo pagado al principio se recupera con la diferencia: los meses que tarda en pagarse son lo pagado al principio entre lo que queda cada mes. Si no queda nada, no compensa, por bien que suene la tecnología. Se calcula con la parte baja de lo que se espera recuperar: si compensa así, compensa. Un ejemplo con números redondos, que no es de ningún cliente:

Un ejemplo, contado en horas de quien hace la tarea

¿Y si la cifra no se mueve?

Antes de añadir nada, se mira por qué: una mejora que no se nota se corrige o se quita, no se mantiene por haberla pagado. Suele ser por uno de estos motivos:

• La tarea automatizada no era la que más tiempo se llevaba, porque se midió tarde o no se midió.
• El atasco no estaba en mover datos, sino en quién aprueba, y eso se arregla ordenando, no automatizando.
• La automatización falla sin avisar y alguien rehace el trabajo a mano.

¿Cómo se sabe que sigue funcionando?

Una automatización puede dejar de funcionar sin que nadie lo note: cambia un programa, llega un caso nuevo o alguien toca la hoja de la que depende. Por eso necesita una persona responsable, un aviso cuando algo falla y una revisión cada cierto tiempo de los mismos indicadores. En los agentes de NBI, además, de cada caso queda escrito qué se leyó, con qué confianza y quién lo aprobó.

¿Se puede saber el ahorro antes de empezar?

Se puede estimar, no prometer. Con la medida de antes y la parte baja de lo que se espera recuperar se calcula en cuántos meses se pagaría; el ahorro real se sabe al medir después. Por eso NBI no promete un porcentaje antes de empezar, pero calcula el retorno con tus números y no te propone lo que no compensa.